新聞資訊
2022/03/23
在(zai)如今(jin)快節奏的(de)生活(huo)當中，繁重(zhong)的(de)檔案工(gong)作(zuo)已(yi)經嚴(yan)重(zhong)影(ying)(ying)響到工(gong)作(zuo)人員(yuan)的(de)生活(huo)，所(suo)以全(quan)新高效的(de)工(gong)作(zuo)環(huan)境(jing)就是(shi)必(bi)須的(de)。而(er)能夠(gou)直接影(ying)(ying)響檔案工(gong)作(zuo)環(huan)境(jing)的(de)工(gong)具就是(shi)“檔案管理系統”。
一、開放性
在使用(yong)了“檔案管(guan)理系統”以后，檔案信(xin)(xin)息都會存儲在一個大(da)大(da)的數據庫里，而這(zhe)(zhe)些四處采集(ji)來的信(xin)(xin)息，會根據系統的規范(fan)進行(xing)存儲。這(zhe)(zhe)樣(yang)對于以后的檔案數據交換，就十分的方便快捷(jie)。
就(jiu)像是現在使用(yong)的(de)(de)金(jin)錢(qian)一樣，到(dao)什么地方(fang)用(yong)錢(qian)都可交換到(dao)自己(ji)想(xiang)要(yao)的(de)(de)東西，數據也是一樣的(de)(de)。如(ru)果不想(xiang)轉換數據的(de)(de)格(ge)式，在條件允許的(de)(de)下情況下也可以(yi)保持原來(lai)的(de)(de)格(ge)式。這點就(jiu)要(yao)比傳統的(de)(de)管理方(fang)法輕松很多。
二、容錯性
檔案管理系(xi)統(tong)有(you)很人性化的(de)流(liu)程(cheng)指引，在你(ni)使用它(ta)的(de)時候，如果輸入錯誤信(xin)息、操作不當，系(xi)統(tong)會(hui)給予你(ni)提示，幫助你(ni)完成正確的(de)操作。
這(zhe)個(ge)(ge)就像我們(men)去醫院或者超市，都會(hui)有一個(ge)(ge)咨詢臺，里面的人員會(hui)一步一步告訴你(ni)，你(ni)想(xiang)要的物品在(zai)哪里，而(er)系統就自帶了這(zhe)樣一個(ge)(ge)角色，不用在(zai)擔心自己(ji)因為(wei)不會(hui)操作，而(er)產(chan)生錯誤了。
三、系統安全性
檔案(an)管理系統(tong)保證了(le)系統(tong)內信息的(de)安全，不止是(shi)內部，甚至連外部的(de)硬件(jian)都(dou)會(hui)有安全的(de)設(she)置。讓(rang)人用起來特別的(de)踏(ta)實(shi)。如(ru)果操(cao)作失(shi)誤導致(zhi)了(le)一(yi)(yi)些數據(ju)(ju)丟失(shi)，檔案(an)管理系統(tong)會(hui)發送提示，說(shuo)發現了(le)一(yi)(yi)次(ci)錯誤操(cao)作，是(shi)否(fou)選擇恢復數據(ju)(ju)，可以(yi)選擇恢復數據(ju)(ju)，而且最后的(de)數據(ju)(ju)都(dou)可以(yi)還原，不得不說(shuo)檔案(an)管理系統(tong)給用戶的(de)安全感(gan)是(shi)真(zhen)的(de)高(gao)。
檔案管理系統實現檔案管理規范化，可以提高檔案業務工作的效率、降低檔案管理者的勞動強度，降低管理檔案的成本。而實現檔案管理的電子化，更是可以將檔案管理工作做到到事半功倍的效果。
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