新聞資訊
2022/04/07
傳統檔案保持、保養和管理的難度都比較大，檔案數字化可以充分的利用檔(dang)案的資源來不(bu)斷提高(gao)檔(dang)案管理的水平，確保檔(dang)案信息的價值(zhi)。
1、經濟效益高
即以增加(jia)辦公費用和(he)辦公人(ren)員這樣一(yi)種(zhong)方式來解決這一(yi)難題。而數字化檔案管理是(shi)(shi)機讀檔案，不(bu)再是(shi)(shi)傳統紙(zhi)(zhi)質為載體(ti)的(de)(de)(de)檔案信息。這樣不(bu)僅節(jie)省了(le)(le)占(zhan)地的(de)(de)(de)面積還節(jie)省了(le)(le)保管費用。而且也方便(bian)了(le)(le)以后(hou)的(de)(de)(de)查閱，因此也避免(mian)了(le)(le)重復(fu)印刷而造(zao)成的(de)(de)(de)紙(zhi)(zhi)張浪費和(he)不(bu)必要的(de)(de)(de)增加(jia)人(ren)員的(de)(de)(de)費用。
2、辦公效率高
數字化的(de)檔(dang)(dang)案(an)管理(li)(li)使信息資料能(neng)(neng)快速(su)歸檔(dang)(dang)并盡(jin)快使用。以人(ren)事檔(dang)(dang)案(an)管理(li)(li)為例，由(you)于管理(li)(li)對象(xiang)的(de)范圍(wei)，并具有很強的(de)流(liu)動性(xing)，如工人(ren)進廠、退休、流(liu)動性(xing)等，要想(xiang)準確了(le)解統(tong)計這些情況，傳統(tong)的(de)檔(dang)(dang)案(an)管理(li)(li)方(fang)法必須(xu)“歸檔(dang)(dang)”后才能(neng)(neng)進行查詢。
數(shu)字文件(jian)通(tong)過網絡計算(suan)機管理,能(neng)夠準確地反(fan)映(ying)當(dang)前(qian)情況。數(shu)據查詢通(tong)過數(shu)字化(hua)檔案(an)管理變得十分簡單，可以真正(zheng)做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shu)字文件(jian)實(shi)際上已經成為一個沒有圍墻(qiang)的邊(bian)界(jie)文件(jian)，檔案(an)保(bao)管也(ye)形成了文件(jian)實(shi)體保(bao)管基(ji)地到信(xin)息控制中心的轉變。
3、具有較強的時效性
檔案的(de)整理(li)(li)、管理(li)(li)是一項較為浩大的(de)工程，按(an)照以往傳統的(de)方法(fa)，不僅機需要很長的(de)時間，而且需要大量的(de)人力(li)、物力(li)、財力(li)。而數字化檔案采用新的(de)手段(duan)以及方法(fa)，通過網(wang)絡采集(ji)等手段(duan)減少(shao)中間環節，大大降低了員(yuan)工的(de)勞(lao)動(dong)強度，縮短了檔案整理(li)(li)的(de)周期(qi)，提高(gao)了員(yuan)工的(de)工作效率。
以上就是檔案數字化管理的特點介紹了。檔案管理數字化是適應時代發展的新措施、新要求，用信息技術來提升檔案的管理水平。
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