隨著各項信息化建設的推進。檔案的數字化掃描工作已經成為了企業的重要組成部分。檔案掃描也(ye)已經成為了檔案部門的一項(xiang)常態化工(gong)作。那么(me)下面就來(lai)看(kan)看(kan)檔案掃描(miao)工(gong)作前需要做(zuo)好哪些準備工(gong)作吧(ba)！

　　1、做好掃描工作的(de)頂層設計(ji)

　　要做好掃描工(gong)作(zuo)(zuo)，首(shou)先要做好位掃描工(gong)作(zuo)(zuo)的頂層設計，即掃描工(gong)作(zuo)(zuo)及相關(guan)工(gong)作(zuo)(zuo)的總體(ti)規劃，主要分為(wei)以下的三個(ge)方(fang)面：

　　①、協調檔(dang)案單位(wei)與檔(dang)案掃描(miao)的(de)(de)分工。明確檔(dang)案是在檔(dang)案單位(wei)掃描(miao)還是在檔(dang)案館(guan)掃描(miao)，以(yi)便各單位(wei)安排(pai)自己(ji)的(de)(de)任(ren)務。

　　②、是協調(diao)檔案部門掃(sao)(sao)描(miao)任務量(liang)與一年(nian)內其他工作的(de)關系。掃(sao)(sao)描(miao)是一項(xiang)正常(chang)的(de)任務，應(ying)協調(diao)單位現有的(de)工作量(liang)，合(he)理制定工作計劃。如果(guo)工作量(liang)太大(da)，必然(ran)會導致(zhi)“趕(gan)工”這種現象降低了掃(sao)(sao)描(miao)質量(liang)，影響和干擾了正常(chang)的(de)辦公秩(zhi)序；如果(guo)工作量(liang)太小，掃(sao)(sao)描(miao)速度無法(fa)跟上檔案移(yi)交博物館的(de)速度，會導致(zhi)檔案積壓(ya)，使這些(xie)檔案無法(fa)及時獲取(qu).有效(xiao)利用。

　　③、它是計(ji)劃掃描的文件(jian)(jian)之間的順序關系。掃描應根(gen)據文件(jian)(jian)使(shi)用要求的緊急程度進(jin)行，掃描需求較大的文件(jian)(jian)優先。

　　2、掃描(miao)工(gong)作的相關配置

　　古(gu)人云(yun):“工(gong)(gong)欲善其事，必(bi)先.利其器”掃描(miao)(miao)工(gong)(gong)作離(li)不開(kai)軟硬件配置的(de)(de)物質基礎，良好的(de)(de)配置可以提高掃描(miao)(miao)工(gong)(gong)作的(de)(de)效率。.在硬件方(fang)面掃描(miao)(miao)儀至(zhi)關重要(yao)(yao)。由于掃描(miao)(miao)工(gong)(gong)作對(dui)設備功能的(de)(de)要(yao)(yao)求(qiu)相對(dui)單一，配置過高會(hui)造成資源浪(lang)費，應根(gen)據(ju)實際工(gong)(gong)作需要(yao)(yao)合理配置，為公司節(jie)省(sheng)資金；

　　其(qi)次在軟(ruan)件(jian)方(fang)面，在選擇(ze)掃(sao)描軟(ruan)件(jian)時，應(ying)充分考(kao)慮大多數操作人員的適應(ying)性(xing)和軟(ruan)件(jian)的可(ke)操作性(xing)和簡(jian)單性(xing)。如果(guo)軟(ruan)件(jian)太(tai)復雜(za)，它將不可(ke)避(bi)免(mian)地影響可(ke)操作性(xing)，并降低工(gong)作效(xiao)率。同(tong)時，還(huan)應(ying)考(kao)慮開發(fa)因素，確保設備定期(qi)使用，避(bi)免(mian)過早消除。

　　3、做好掃描檔案的前期(qi)處理工(gong)作

　　檔案部門存儲(chu)的檔案一(yi)般采(cai)用“三點一(yi)線”縫(feng)制后安(an)裝在文(wen)件(jian)(jian)盒中。為了加快(kuai)掃(sao)(sao)描(miao)速度(du)，保證掃(sao)(sao)描(miao)質(zhi)量，一(yi)般拆卸(xie)(xie)縫(feng)制文(wen)件(jian)(jian)，使(shi)用高速掃(sao)(sao)描(miao)儀(yi)進行掃(sao)(sao)描(miao)。拆卸(xie)(xie)過程中，應注意刀具劃傷文(wen)件(jian)(jian)等因素(su)對文(wen)件(jian)(jian)的損壞。

　　拆線(xian)速度應與(yu)掃(sao)(sao)(sao)描速度相匹配。正(zheng)常情(qing)況下，拆卸一(yi)卷(juan)掃(sao)(sao)(sao)描一(yi)卷(juan)，防止大(da)量拆卸檔案堆(dui)積(ji)造成(cheng)檔案混合或(huo)丟失；兩個(ge)人也可以是一(yi)個(ge)小組，分(fen)工(gong)合作(zuo)，一(yi)個(ge)負責(ze)拆卸，一(yi)個(ge)負責(ze)掃(sao)(sao)(sao)描。同(tong)時，在早(zao)期處理中(zhong)，還(huan)應檢(jian)查以往文(wen)(wen)件(jian)的(de)標準(zhun)化，如文(wen)(wen)件(jian)名(ming)稱和目錄是否對應.正(zheng)確填寫(xie)檔號章(zhang).由于歸檔工(gong)作(zuo)不認真，上述錯誤現(xian)象在工(gong)作(zuo)中(zhong)極為普遍。

　　以上就是進行檔案掃描前需要做好的準備工作介紹了。檔案掃描工作需要遵守和執行相關程序的監督。加強對各環節掃描人員的工作指導，幫助他們避免一些容易發生的誤操作。