隨著企業的不斷發展，傳統的紙質檔案管理已經不能滿足于企業的發展需要，所以企業就需要應用到檔案軟件進行(xing)管理。檔(dang)(dang)案軟(ruan)件(jian)可以幫助企業更(geng)好(hao)的實現檔(dang)(dang)案的利用。那(nei)么下面就(jiu)來企業使用檔(dang)(dang)案軟(ruan)件(jian)的必要原因有(you)哪些(xie)吧！

　　1、提高工作效率

　　檔(dang)案管(guan)理(li)系(xi)統(tong)(tong)軟(ruan)件(jian)(jian)的(de)(de)(de)發明逐(zhu)漸取代了(le)傳(chuan)統(tong)(tong)的(de)(de)(de)單一檔(dang)案歸檔(dang)模(mo)式，可(ke)以(yi)在系(xi)統(tong)(tong)軟(ruan)件(jian)(jian)的(de)(de)(de)提示下逐(zhu)步歸檔(dang)，無需編輯過多的(de)(de)(de)文件(jian)(jian)項目和內(nei)容.歸檔(dang)等。一旦發現錯(cuo)誤(wu)的(de)(de)(de)檔(dang)案信息，可(ke)以(yi)在系(xi)統(tong)(tong)中直接(jie)更改，省去(qu)了(le)傳(chuan)統(tong)(tong)檔(dang)案管(guan)理(li)模(mo)式下的(de)(de)(de)重新編輯.打印等環節(jie)，節(jie)省時間和資源；如果發現遺漏(lou)的(de)(de)(de)檔(dang)案信息，可(ke)以(yi)直接(jie)插入補充(chong)，簡單易行省去(qu)了(le)不熟悉其他辦公軟(ruan)件(jian)(jian)造成的(de)(de)(de)錯(cuo)誤(wu)。用企業的(de)(de)(de)檔(dang)案管(guan)理(li)者還(huan)可(ke)以(yi)隨時隨地查閱檔(dang)案數據，直接(jie)搜索關鍵詞、搜索，不再需要搜索，大大提高了(le)工作(zuo)效率。

　　2、檔案分類更(geng)加完善

　　企(qi)業檔案非常豐富(fu)，涵蓋項目、交易、人員、合同和其他類型的(de)(de)文(wen)(wen)件(jian)(jian)。在(zai)(zai)傳統(tong)的(de)(de)管理開發(fa)中(zhong)，人員往往無法進行更(geng)詳細的(de)(de)分類管理。通過對電(dian)子文(wen)(wen)件(jian)(jian)管理軟件(jian)(jian)的(de)(de)強大(da)數據分析(xi)，可以(yi)按照一定的(de)(de)規則(ze)安排不同的(de)(de)文(wen)(wen)件(jian)(jian)。這樣即使(shi)是一個完(wan)整的(de)(de)企(qi)業文(wen)(wen)件(jian)(jian)也會(hui)出現在(zai)(zai)不同的(de)(de)文(wen)(wen)件(jian)(jian)管理模塊中(zhong)。

　　3、更好地實現(xian)檔案保(bao)密功能(neng)

　　一(yi)(yi)般辦(ban)公軟(ruan)件只能(neng)設置簡單的密碼，容(rong)易造成泄密，而檔(dang)(dang)案管(guan)理(li)系(xi)(xi)統軟(ruan)件可以設置管(guan)理(li)員的權限管(guan)理(li).訪問者和其他角色可以分為(wei)工作，并(bing)設置訪問權限，以發揮保密作用(yong)。當文件檢查員檢查文件時，系(xi)(xi)統可以自行(xing)記錄，形成查詢(xun)日(ri)志并(bing)傳輸數(shu)據.用(yong)戶訪問.安(an)(an)全(quan)設計內容(rong)打印(yin)等操作，確保檔(dang)(dang)案使用(yong)安(an)(an)全(quan)。而且檔(dang)(dang)案軟(ruan)件里面還配備了一(yi)(yi)個電子鎖，可鎖定(ding)機(ji)器分離，即使別人(ren)打開(kai)了檔(dang)(dang)案管(guan)理(li)人(ren)員的電腦，也無法打開(kai)檔(dang)(dang)案管(guan)理(li)系(xi)(xi)統軟(ruan)件。

　　4、時代發展訴(su)求(qiu)

　　高性(xing)價比的(de)(de)電子檔(dang)案(an)軟件(jian)作為一種新興的(de)(de)管理軟件(jian)，也是信(xin)息時代下全新的(de)(de)產物，并不(bu)(bu)意味著企業不(bu)(bu)適用就會被淘汰。相反在這(zhe)種趨(qu)勢下，當同行的(de)(de)競(jing)爭力不(bu)(bu)斷上(shang)升時，只有企業本身才能改變。新世紀的(de)(de)競(jing)爭是人(ren)才的(de)(de)競(jing)爭.是信(xin)息流的(de)(de)競(jing)爭.也是時間的(de)(de)競(jing)爭。

　　誰的工作效率更高、優質人才更多、更全面的信息。就可以在市場上占據更有利的發展地位。使用電子檔案管理軟件是企業的探索和鼓勵選擇。