隨著企業的不不斷發展，企業的檔案數量也隨之增加，越來越多的文書檔案數量也導致了企業不得不花更多的精力在整理檔案上，這樣成本就會很高，相比之下文書檔案進行外包的話會大大降低企業對檔案管理人員的需求和降低成本等。那么在進行文書檔案外包時需要注意哪些(xie)事項呢？下面(mian)就跟著銀雁科(ke)技一起來了解一下吧！

　　1、基本要求

　　檔案(an)管(guan)(guan)理外包(bao)服務(wu)管(guan)(guan)理體系完善，合規(gui)管(guan)(guan)理良好、保密管(guan)(guan)理、風(feng)險管(guan)(guan)理、知識產(chan)權管(guan)(guan)理、環境管(guan)(guan)理水(shui)平。

　　2、法規/標準(zhun)要求

　　符合國家有關(guan)政策，嚴格按照國家有關(guan)檔案(an)工作的(de)法(fa)律、法(fa)規(gui)和業(ye)務標準開(kai)展檔案(an)寄存服務，規(gui)范(fan)化(hua)、專業(ye)化(hua)、必要(yao)時可在招標文件中列出相關(guan)制度、標準名(ming)稱和編號。

　　3、檔案存(cun)儲環境(jing)的要求

　　檔(dang)(dang)案(an)專用倉庫可提供足夠的(de)存儲空(kong)間，硬件設(she)(she)施條(tiao)件必須滿足檔(dang)(dang)案(an)要求“八(ba)防”質量(liang)和(he)標準應符合(he)要求《檔(dang)(dang)案(an)館建筑(zhu)設(she)(she)計(ji)規(gui)范》和(he)《中(zhong)華人民共和(he)國(guo)檔(dang)(dang)案(an)法》的(de)要求。《中(zhong)華人民共和(he)國(guo)檔(dang)(dang)案(an)法實施辦(ban)法》關(guan)于檔(dang)(dang)案(an)倉庫建設(she)(she)和(he)管理的(de)有關(guan)規(gui)定。

　　4、檔案倉庫安全(quan)要求

　　全方(fang)位的安(an)全系統.人工執勤(qin)24小時.中央閉路(lu)電(dian)視監控.動態監控系統.電(dian)子門(men)禁(jin)系統等。

　　5、檔案信(xin)息(xi)保密要求

　　這一點(dian)非常重要。寄存服(fu)務(wu)提(ti)供(gong)商(shang)(shang)必須與員工(gong)簽(qian)訂保(bao)(bao)密(mi)(mi)協議或承(cheng)諾，以(yi)確(que)保(bao)(bao)員工(gong)在(zai)任職或離職時保(bao)(bao)持(chi)保(bao)(bao)守(shou)的國家(jia)秘(mi)密(mi)(mi).需(xu)(xu)求方企(qi)業(ye)的商(shang)(shang)業(ye)秘(mi)密(mi)(mi)。員工(gong)違反保(bao)(bao)密(mi)(mi)協議的，存儲服(fu)務(wu)提(ti)供(gong)商(shang)(shang)應當(dang)承(cheng)擔連帶(dai)責任。未經需(xu)(xu)求方事(shi)先書(shu)面許可，存儲服(fu)務(wu)提(ti)供(gong)商(shang)(shang)不得向任何第(di)三方披露(lu)存儲需(xu)(xu)求方檔案（包括其他秘(mi)密(mi)(mi)或敏(min)感(gan)信息）或保(bao)(bao)留需(xu)(xu)求方檔案（包括副本）；國家(jia)司法機關(guan)、國家(jia)行(xing)政(zheng)機關(guan)依法要求披露(lu)檔案的，應當(dang)立即通(tong)知檔案寄存方。

　　6、提供使(shi)用環節的服務要求

　　查閱文(wen)件(jian)方(fang)便(bian)、快速(su)、安(an)全(quan)、規范；使用提供商(shang)提供自己的(de)特(te)殊文(wen)件(jian)交(jiao)付車(che)輛，及時、安(an)全(quan)地(di)提供各(ge)種文(wen)件(jian)交(jiao)付服(fu)務；指文(wen)件(jian)提交(jiao)授(shou)權人(ren)，確保文(wen)件(jian)安(an)全(quan)。

　　以上就是文書檔案外包時需要注意的問題了。相信隨著相關法律法規的完善和行業發展的日趨成熟，檔案業務外包服務將在企業的檔案管理中發揮越來越大的作用。