近年來(lai)企業(ye)迫切需要建立一個全面、專(zhuan)業(ye)的(de)(de)檔案管理系(xi)統。企業(ye)希望實現(xian)的(de)(de)是實現(xian)檔案的(de)(de)長期(qi)保存，從而(er)有效(xiao)的(de)(de)進行(xing)管理，能夠快速查(cha)詢相關信息的(de)(de)狀態。

       1、檔案(an)管理(li)系統在(zai)企業管理(li)中的地位

檔案管理(li)系統(tong)能夠保(bao)存(cun)、管理(li)及利用企業的(de)大量(liang)數據，實現企業共享和增值。企業從成(cheng)立到(dao)發展期間，涉及到(dao)科技圖(tu)紙、文件的(de)資料、財務報表、人事資料、資信證明、科技成(cheng)果(guo)等大量(liang)的(de)信息，都(dou)需要(yao)檔案管理(li)系統(tong)對(dui)其進(jin)行“收、管、存(cun)、用”。

       2、檔案管理系(xi)統準確反(fan)映(ying)企(qi)業的發展歷程

　　檔案(an)管理系統記錄著企(qi)業(ye)成長的(de)點點滴(di)滴(di)，創(chuang)始(shi)人、創(chuang)業(ye)時(shi)間、營收伊始(shi)、組織改(gai)革(ge)、戰(zhan)略目標的(de)調整(zheng)、監事(shi)理事(shi)的(de)人員變動等(deng)一系列歷史信(xin)息，都可以從企(qi)業(ye)的(de)檔案(an)管理系統中找(zhao)到答(da)案(an)。企(qi)業(ye)發(fa)展(zhan)(zhan)階段、發(fa)展(zhan)(zhan)起落的(de)原因等(deng)也可以從中找(zhao)到規(gui)律和解(jie)答(da)，準(zhun)確反映企(qi)業(ye)發(fa)展(zhan)(zhan)歷程，為企(qi)業(ye)可持續性發(fa)展(zhan)(zhan)提供決策(ce)參考。

　　3、檔案管理系統防(fang)患企業商業秘(mi)密外泄

　　企業(ye)檔案(an)無(wu)不涉及商(shang)業(ye)機密(mi)，如無(wu)檔案(an)管(guan)(guan)(guan)理系統(tong)統(tong)一管(guan)(guan)(guan)理，任憑業(ye)務工作人(ren)員處置，容易導致(zhi)檔案(an)實體(ti)丟失(shi)與(yu)(yu)信息泄露(lu)。檔案(an)不僅(jin)需要統(tong)一的(de)(de)管(guan)(guan)(guan)理，而且(qie)還需要培訓管(guan)(guan)(guan)理人(ren)員的(de)(de)保密(mi)的(de)(de)意識與(yu)(yu)責任，并簽訂相(xiang)關的(de)(de)責任協議書，以(yi)此保障(zhang)企業(ye)檔案(an)信息的(de)(de)安全。

　　4、檔案(an)管理系統是決策制(zhi)訂(ding)的(de)參謀(mou)和幫手(shou)

　　企業做決策(ce)、出方(fang)案，往(wang)往(wang)都要查找(zhao)歷史的數據(ju)，進行(xing)同比(bi)(bi)分析(xi)或者是方(fang)案對比(bi)(bi)。檔案作為(wei)歷史數據(ju)的源頭，做決策(ce)離不開合規安全的檔案的管理。

　　企業(ye)(ye)檔案是指企業(ye)(ye)在(zai)各種(zhong)商業(ye)(ye)和生產活動(dong)中形(xing)成的(de)不同(tong)形(xing)式的(de)歷史記錄，如文字(zi)、圖(tu)標和聲音、對(dui)社會(hui)、國家和企業(ye)(ye)具(ju)有保護(hu)價值。在(zai)日常的(de)工作當中，公(gong)司應注重各種(zhong)文件、資料的(de)形(xing)成和積累，并根據具(ju)體要求進行科學分類，統一管(guan)理各部門(men)和員工檔案，使檔案得到有效利(li)用。