新聞資訊
2022/04/07
以“件(jian)”為(wei)單(dan)位進行文書檔案整(zheng)理，是對以“卷”為(wei)單(dan)位整(zheng)理檔案工(gong)作的(de)延(yan)續，以“件(jian)”為(wei)單(dan)位整(zheng)理的(de)前提(ti)是適應辦公自動化環境下文件(jian)歸檔整(zheng)理工(gong)作需要。
一、優點
1、以“件”歸檔(dang)(dang)的(de)(de)程序相對簡(jian)單，將檔(dang)(dang)案整(zheng)理(li)工作“化整(zheng)為零”，即“隨辦隨歸”，檔(dang)(dang)案人員將公文(wen)處理(li)后可以隨時裝訂、蓋章進行歸檔(dang)(dang)，后期在對文(wen)件的(de)(de)編號進行調整(zheng)。
2、以“件(jian)”歸檔(dang)加強了文件(jian)的保密(mi)性質，限制了查閱(yue)者的查閱(yue)范圍，即指定查閱(yue)資料，不會泄露其他材(cai)料的內(nei)容。
3、便于增加新(xin)的(de)檔(dang)(dang)案(an)材料，當發現(xian)有(you)檔(dang)(dang)案(an)遺漏(lou)、錯放的(de)情況下便于對檔(dang)(dang)案(an)進行(xing)增減，使檔(dang)(dang)案(an)管理(li)工作更加靈活。
4、以“件”歸檔的方式相對簡單，便于整理(li)，只(zhi)需要(yao)根據時間順序按照單位、機構、期限、季(ji)度等標準分類，避(bi)免了不必(bi)要(yao)的分歧。
二、缺點
1、以(yi)“件(jian)”歸檔按照時間(jian)(jian)順序排列，在一定程度上會使(shi)檔案(an)內容顯得(de)雜亂(luan)無章，當查閱者不記得(de)檔案(an)材料(liao)具體時間(jian)(jian)的(de)情(qing)況下就無從下手。
2、以“件”歸檔沒有對檔案材(cai)料裝(zhuang)(zhuang)訂成冊，而是采取盒裝(zhuang)(zhuang)等(deng)形式，這使得單份(fen)檔案容易(yi)丟失、折(zhe)損(sun)等(deng)，也不利于檔案材(cai)料的保管(guan)。
3、由于同一份檔(dang)(dang)案下發(fa)的(de)時間有時存(cun)在差異，因此會導致同一份檔(dang)(dang)案材料出現(xian)前后不(bu)連(lian)接情況，增加了檔(dang)(dang)案查閱(yue)的(de)難度。
以上就是文書檔案以件管理的優缺點了，檔案的管理就應該順應時代發展潮流，積極利用互聯網信息技術，建立健全電子檔案管理平臺，實現檔案管理的有效性。
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