新聞資訊
2022/04/14
文檔外包服務存在著(zhu)一(yi)定的(de)風險(xian)，比如(ru)說來自中介的(de)風險(xian)、單位自身的(de)風險(xian)和市場的(de)風險(xian)等等，所以在現(xian)在文檔外包時(shi)需要注意以下的(de)事項。
一、資質與規模
企(qi)業(ye)在選擇與自己合作的(de)(de)外包公(gong)司(si)時(shi)需要(yao)(yao)一定的(de)(de)標準，建立必(bi)要(yao)(yao)的(de)(de)門檻，從而(er)保(bao)證(zheng)(zheng)文檔(dang)安全。首先要(yao)(yao)考察公(gong)司(si)的(de)(de)資(zi)質，很多企(qi)業(ye)在選擇文檔(dang)外包公(gong)司(si)時(shi)，只審核基本資(zi)料(liao)，比如工(gong)商登記證(zheng)(zheng)書、稅務登記證(zheng)(zheng)，稍(shao)微重(zhong)視文檔(dang)管理的(de)(de)企(qi)業(ye)會查看當地文檔(dang)管理局的(de)(de)備案登記證(zheng)(zheng)，然而(er)這些(xie)是(shi)遠遠不夠的(de)(de)，還要(yao)(yao)重(zhong)點考察承(cheng)包單(dan)位的(de)(de)內部管理機(ji)制，是(shi)否(fou)能(neng)夠全面保(bao)證(zheng)(zheng)文檔(dang)的(de)(de)實體安全和(he)信息安全。
二、庫房(fang)裝具設(she)施，即(ji)文檔(dang)的存放環(huan)境
能否提供足夠的庫房,最大限(xian)度(du)地(di)保(bao)護文(wen)檔的安全與完整，保(bao)證寄存(cun)的文(wen)檔不丟失(shi)、不缺少、不損毀、不泄密(mi)，安全第(di)一，這(zhe)是需求(qiu)方(fang)的寄存(cun)文(wen)檔的首要前提。文(wen)檔寄存(cun)是否配(pei)備有文(wen)檔密(mi)集架、專用文(wen)檔保(bao)管箱、溫濕度(du)控制及防(fang)(fang)光防(fang)(fang)塵(chen)防(fang)(fang)蟲防(fang)(fang)火等設施，是否具(ju)有監控錄像系(xi)(xi)統(tong)、報警系(xi)(xi)統(tong)設備以(yi)及24小(xiao)時(shi)專人值守等。
三、寄存服務(wu)提供方管理團隊的服務(wu)能(neng)力
管理團隊的(de)服(fu)(fu)務能力(li)是(shi)(shi)保(bao)證需(xu)求方的(de)文(wen)檔寄存服(fu)(fu)務是(shi)(shi)否(fou)(fou)完美無(wu)缺，文(wen)檔利用是(shi)(shi)否(fou)(fou)及時準確快捷，文(wen)檔存放是(shi)(shi)否(fou)(fou)安全(quan)的(de)重要(yao)保(bao)證。服(fu)(fu)務能力(li)分為基本服(fu)(fu)務能力(li)和特定服(fu)(fu)務能力(li)。
以上就是文檔外包服務需要注意的事項了，還有是否需要提供方對寄存文檔進行文檔整理、文檔消毒、數字化、錄入文檔系統等更進一步的服務。
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