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新聞資訊

檔案整理對企業而言有什么效果？

2022/06/14

　　企業單位形成的檔案一般都是比較的散亂，有價值的檔案和沒有價值的檔案兩者混合放在一起，要檔案的時候需要花費大量的時間去尋找，這時候檔案整理的優勢就體現出來了，檔案整理除(chu)了方面人們尋找，還有以下的效果(guo)：

　　1、企業成長過程(cheng)的準確反映(ying)

　　檔案記(ji)錄了企業(ye)的成長(chang)，從企業(ye)檔案中可以找(zhao)到(dao)答(da)案，比如什么時(shi)候(hou)開業(ye)、誰是(shi)企業(ye)家(jia)、什么時(shi)候(hou)盈利、什么時(shi)候(hou)擴張、戰略目標已經調整了多少次。企業(ye)的發(fa)展何時(shi)穩(wen)定(ding)、何時(shi)動蕩、原因何時(shi)也能(neng)找(zhao)到(dao)規(gui)律(lv)和(he)答(da)案。

　　2、防止企(qi)業(ye)商業(ye)秘密外泄

　　企(qi)業的所有檔案都涉及商業秘密(mi)。如(ru)果沒有統一的管理(li)(li)，讓管理(li)(li)者親自(zi)處理(li)(li)，肯定很容易丟失，損失可能會泄露(lu)。檔案不僅(jin)要統一管理(li)(li)，還(huan)要有保密(mi)意識。

　　3、參謀和助手決策制定

　　企業做(zuo)出決(jue)定。當案(an)(an)件(jian)發生時，他們經常需要查找(zhao)歷史數據(ju)，進行(xing)同比(bi)分析或方案(an)(an)比(bi)較。沒有(you)檔(dang)(dang)案(an)(an)是不(bu)可能做(zuo)到的(de)(de)。對于檔(dang)(dang)案(an)(an)管理良好的(de)(de)企業來說(shuo)，死檔(dang)(dang)案(an)(an)比(bi)活檔(dang)(dang)案(an)(an)好。好的(de)(de)記憶(yi)(yi)力(li)不(bu)如壞(huai)的(de)(de)鋼筆好。人類(lei)大腦的(de)(de)記憶(yi)(yi)總是有(you)錯(cuo)誤。做(zuo)決(jue)定與檔(dang)(dang)案(an)(an)是分不(bu)開的(de)(de)。

　　4、數據庫用(yong)于企業宣傳

　　當檔(dang)(dang)案管(guan)理(li)良好的(de)企業需(xu)要進行宣(xuan)傳(chuan)時(shi)，他們(men)只需(xu)要從檔(dang)(dang)案室獲取(qu)信息。他們(men)不需(xu)要臨時(shi)抱佛(fo)腳(jiao)，打亂他們(men)的(de)正常(chang)工(gong)作，也(ye)不需(xu)要像排練演(yan)員那樣工(gong)作和(he)花(hua)錢，準備道具(ju)和(he)背景。檔(dang)(dang)案管(guan)理(li)良好的(de)企業宣(xuan)傳(chuan)材料真實可(ke)信，對(dui)企業的(de)宣(xuan)傳(chuan)和(he)影響力的(de)擴(kuo)大有利可(ke)圖(tu)、沒(mei)有危害。檔(dang)(dang)案整理(li)管(guan)理(li)真是一舉(ju)多(duo)得。

　　綜上所述就是檔案整理對企業帶來的效果介紹了。檔案整理可以實現檔案管理規范化，提高檔案業務的工作效率和降低檔案管理者的勞動強度。