檔案整理時的要求和標準

2022/06/23

　　遵循文件資料的形成規律和特點，保持文件資料的有機聯系；區分文件資料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。那么下面就來看看檔案整理時的(de)要求和標(biao)準(zhun)介紹。

　　一(yi)、檔案整理要求。

　　1、歸檔質量要求的基本原則：遵循文件(jian)材料的形(xing)成規律，保持彼(bi)此之(zhi)間的有機(ji)聯(lian)系，區分不(bu)同的價值，便(bian)于保管和利用(yong)。

　　2、必須準(zhun)確地反映學校(xiao)教學.科學研究和管理(li)活動的真實(shi)內容，手續齊全，制作和寫作材料有利于長期保存。

　　3、管理內容(rong)的(de)(de)檔案應(ying)根(gen)據問題(ti)、時間或(huo)重要(yao)性(xing)進(jin)行安(an)排(pai)。我們應(ying)該注意不(bu)可分割(ge)的(de)(de)材料排(pai)列順序(xu)：答復(fu)在(zai)(zai)(zai)前面，請(qing)示(shi)在(zai)(zai)(zai)后(hou)(hou)面；原件(jian)(jian)在(zai)(zai)(zai)前面，附件(jian)(jian)在(zai)(zai)(zai)后(hou)(hou)面；原件(jian)(jian)在(zai)(zai)(zai)前面：最(zui)終(zhong)草案在(zai)(zai)(zai)后(hou)(hou)面；最(zui)終(zhong)草案在(zai)(zai)(zai)前面，重要(yao)的(de)(de)討論(lun)草案在(zai)(zai)(zai)后(hou)(hou)面；結論(lun)性(xing)材料在(zai)(zai)(zai)前面，基礎性(xing)材料在(zai)(zai)(zai)后(hou)(hou)面。

　　4、專題檔案(包括教學、科(ke)研、產品和科(ke)技開發(fa)、基礎設施、設備、公布檔案)按階段、結構、構件等單獨組卷，詳見各種(zhong)檔案歸檔規(gui)則。

　　5、一內容(rong)的卷內文件(jian)可(ke)以按(an)永久、定期順序排列，同時充分照顧(gu)上述原則，不影響文件(jian)的有(you)機聯(lian)系(xi)。

　　二、檔案整理標準。

　　1、要保持(chi)文(wen)件(jian)之間的有(you)機聯系，歸檔文(wen)件(jian)整理應遵循文(wen)件(jian)形成規律；

　　2、應區別不同價值的歸檔文件整理，便于保管和利用；

　　3、便于計算機(ji)管理或計算機(ji)輔助管理，歸檔文件整(zheng)理應符合(he)文檔一(yi)體化要求；

　　4、紙質(zhi)文件和電子文件的(de)整理要保證統(tong)一協調(diao)。

　　綜上所述介紹了檔案分類過程中的要求和標準。檔案不僅要利用原有的基礎，還要保持檔案之間的聯系，有利于檔案的保存和利用。