檔案掃描是(shi)檔(dang)案(an)(an)(an)數(shu)字化加工(gong)的(de)第(di)一步，也是(shi)紙質(zhi)檔(dang)案(an)(an)(an)轉(zhuan)化為電(dian)子檔(dang)案(an)(an)(an)的(de)基(ji)本(ben)性工(gong)作，雖(sui)然說檔(dang)案(an)(an)(an)掃描(miao)(miao)是(shi)基(ji)本(ben)性工(gong)作，但是(shi)在數(shu)字化轉(zhuan)型中起到了十分重要的(de)作用。那么下面就來看(kan)看(kan)如(ru)何(he)提高檔(dang)案(an)(an)(an)掃描(miao)(miao)的(de)效率(lv)吧！

　　1、OCR提高檔(dang)案數字化(hua)效(xiao)率

　　在(zai)信息時(shi)代，檔案數字化已成為檔案工作的首要(yao)任務，紙(zhi)質檔案掃描工作正在(zai)全面。然而掃描產生的電(dian)子文件(jian)實際上(shang)只是圖像文件(jian)，而不是真正意義(yi)上(shang)的文本(ben)文件(jian)。換句話說電(dian)腦只知道(dao)(dao)文件(jian)的外觀，而不知道(dao)(dao)文本(ben)的內部(bu)。

　　用戶只能通過計算機看到(dao)檔(dang)案的原貌，但(dan)不能引(yin)用內容(rong).檢索和其他操作(zuo)無(wu)疑給未來電子(zi)文(wen)(wen)件的使用帶來了(le)極大的不便。考慮到(dao)檔(dang)案用戶的需(xu)求，如(ru)果您(nin)想以真實的文(wen)(wen)本形(xing)式獲得電子(zi)文(wen)(wen)件，文(wen)(wen)件數字工作(zuo)將更有效.如(ru)果更徹(che)底，就要應用到(dao)OCR技術。

　　2、OCR在檔案數字化(hua)過(guo)程中數字化(hua)過(guo)程中的應用

　　OCR與傳統的手工輸(shu)(shu)入方(fang)法相(xiang)比，該技術具有(you)很強的優(you)勢。OCR文本識別速(su)度(du)遠快(kuai)于手動(dong)輸(shu)(shu)入。根據國際標準，即使是專業人士每分鐘也(ye)只能輸(shu)(shu)入150~用240字OCR即使計算前后處理所花的時(shi)間，技術速(su)度(du)也(ye)比前者快(kuai)很多倍。

　　其次OCR文本識別(bie)的(de)質量遠(yuan)高(gao)于手(shou)動輸(shu)入。盡(jin)管(guan)受到(dao)各(ge)種因(yin)素(su)的(de)影響，OCR技術識別(bie)率難以(yi)達到(dao)100%，但其錯誤率遠(yuan)低于大(da)量手(shou)工輸(shu)入。OCR它還(huan)節省了大(da)量的(de)人(ren)力資源，優(you)化了資源配(pei)置，使人(ren)員分(fen)配(pei)到(dao)更有意義(yi)的(de)工作(zuo)中。

　　3、數據備份

　　掃(sao)描(miao)文(wen)件(jian)形成的掃(sao)描(miao)件(jian)經檢(jian)查審核“合格”之(zhi)后，應及時導入綜(zong)合檔(dang)案管理數(shu)據庫服務(wu)器，并與單位(wei)的綜(zong)合檔(dang)案管理系統連接。除(chu)服務(wu)器中的數(shu)據備份(fen)外，還應采(cai)用其他備份(fen)方法。本單位(wei)采(cai)用移(yi)動硬(ying)盤和(he)光盤記(ji)錄兩種方案進行備份(fen)。

　　備(bei)份數(shu)據(ju)不是冗余(yu)數(shu)據(ju)，可以防止外套。定(ding)期檢查備(bei)份數(shu)據(ju)，檢查載(zai)體的(de)物理(li)狀態及其(qi)存儲數(shu)據(ju)的(de)可讀性和可用性，及時發現(xian)、及時保存。若數(shu)據(ju)庫信(xin)息出現(xian)問題，及時啟(qi)動備(bei)份數(shu)據(ju)信(xin)息恢復。

　　以上就是如何提高檔案掃描的效率介紹了。檔案掃描使檔案也像書、情報應用成為人們日常生活中的信息利用、增加知識的手段。使檔案多方面為公眾服務。