現如今很(hen)多企(qi)業都會面臨著日益增長的(de)檔(dang)案數(shu)量(liang)(liang)，越來越多的(de)檔(dang)案數(shu)量(liang)(liang)，導致企(qi)業不得不花(hua)費(fei)大(da)量(liang)(liang)時間來整(zheng)理，也要(yao)花(hua)費(fei)大(da)量(liang)(liang)的(de)金(jin)錢來租借檔(dang)案場地和聘(pin)請(qing)檔(dang)案專(zhuan)業人(ren)員。因此(ci)很(hen)多企(qi)業在比較之下選擇將(jiang)商業檔(dang)案的(de)存儲放在專(zhuan)門提(ti)供檔(dang)案服(fu)務的(de)企(qi)業。

　　一、公司規模

　　即(ji)考察公司的注冊資金、員工規(gui)(gui)模(mo)、經營范圍(wei)等情況(kuang)。所以應(ying)要選(xuan)擇(ze)注冊資金100萬元(yuan)以上、員工人(ren)數(shu)50人(ren)以上、業(ye)務范圍(wei)里有數(shu)字加(jia)工服(fu)務項目的科(ke)技公司進行外包。如銀雁科(ke)技檔案外包服(fu)務，相(xiang)對(dui)(dui)來(lai)說(shuo)這類公司有一(yi)定基礎與(yu)規(gui)(gui)模(mo)，公司從長遠利益和可持續發展(zhan)角度考慮，加(jia)工時一(yi)般不會(hui)粗制濫造，加(jia)工質(zhi)量(liang)和售(shou)后服(fu)務也相(xiang)對(dui)(dui)的有保障。

　　二、業務能力

　　即考(kao)察公(gong)司是否具備數字化加(jia)(jia)工相應(ying)的檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)業務(wu)能力。檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)數字化加(jia)(jia)工有(you)別(bie)于(yu)機械五金、電子元配件的加(jia)(jia)工，特殊的加(jia)(jia)工對象決定(ding)了檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)加(jia)(jia)工有(you)自己獨特的工作紀律與要求。因(yin)此從檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)保護、信息保密、加(jia)(jia)工質量等多(duo)方面進行考(kao)慮(lv)，最(zui)好就是選擇一(yi)家(jia)有(you)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)意識、懂檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)業務(wu)的公(gong)司來外包。

　　三、技術狀況

　　即考察公司是(shi)否具備(bei)(bei)從事檔案數(shu)字化(hua)(hua)加工的(de)技術(shu)條(tiao)件。檔案數(shu)字化(hua)(hua)加工對計算(suan)機技術(shu)的(de)要(yao)求并不算(suan)太高(gao)，一般的(de)科(ke)技服務公司都有相應的(de)計算(suan)機能力承攬這項加工業務。與此同(tong)時他們也都具備(bei)(bei)加工必須的(de)硬件設備(bei)(bei)、網絡配置、軟件平臺。

　　但是(shi)光有技(ji)術(shu)和(he)設施仍不能勝(sheng)任檔案數(shu)字(zi)化(hua)工作。檔案數(shu)字(zi)化(hua)有一套(tao)工作流程(cheng)、多(duo)個加工環(huan)節，從檔案加工之前的處理(li)到檔案拆卷、圖(tu)像掃描、圖(tu)像處理(li)、圖(tu)像合并、文字(zi)識別、數(shu)據存(cun)儲(chu)、光盤刻錄、數(shu)據掛接到實體還原，每一個環(huan)節都有特定的技(ji)術(shu)指(zhi)標與規范要求。

　　四、管理水平

　　了解外包公(gong)司(si)的(de)數字化加工(gong)(gong)(gong)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)水(shui)平，除(chu)了看(kan)公(gong)司(si)是否有完善(shan)的(de)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)制(zhi)度和有無(wu)對管(guan)(guan)理(li)(li)(li)人員進行規范培訓外，還要看(kan)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)人員項(xiang)(xiang)目(mu)經(jing)理(li)(li)(li)的(de)實際管(guan)(guan)理(li)(li)(li)能(neng)力(li)如何。一般情況下檔案數字化加工(gong)(gong)(gong)采(cai)用的(de)是本地化加工(gong)(gong)(gong)方式，意(yi)思就是檔案所在單(dan)位指定的(de)場(chang)所來進行加工(gong)(gong)(gong)。加工(gong)(gong)(gong)過程(cheng)中(zhong)的(de)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)工(gong)(gong)(gong)作(zuo)由項(xiang)(xiang)目(mu)經(jing)理(li)(li)(li)全權負責，因(yin)此項(xiang)(xiang)目(mu)經(jing)理(li)(li)(li)的(de)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)水(shui)平高低對加工(gong)(gong)(gong)質量(liang)的(de)好壞起(qi)著決定性的(de)作(zuo)用。而外包公(gong)司(si)的(de)整體(ti)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)水(shui)平也(ye)充分(fen)體(ti)現在項(xiang)(xiang)目(mu)經(jing)理(li)(li)(li)的(de)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)水(shui)平上。

　　五、反饋信息

　　即通過(guo)用戶(hu)(hu)反饋的(de)信(xin)息來判(pan)斷外(wai)包公(gong)司的(de)數字(zi)(zi)化加工工作(zuo)成(cheng)效(xiao)。眾所周(zhou)知外(wai)包公(gong)司為(wei)了獲取訂單(dan)，通常都會絞盡腦汁在(zai)宣傳方面塑(su)造自身良好(hao)形象、在(zai)文(wen)字(zi)(zi)方面夸大自己的(de)工作(zuo)成(cheng)效(xiao)。如果要透過(guo)現(xian)象看清楚本質，深入(ru)了解(jie)檔案外(wai)包服務公(gong)司的(de)真(zhen)實(shi)加工狀(zhuang)況，還得傾(qing)聽來自用戶(hu)(hu)方的(de)真(zhen)實(shi)感受。

　　企業的檔案部門根據用戶反饋的意見，結合其它考察內容，綜合評價外包公司的數字化服務質量，最終來決定檔案是否委托外包。