在我們的潛意識里對檔案管理就是(shi)把歷史存在(zai)的(de)(de)(de)文件、資(zi)料都統一分(fen)類保管起來，但是(shi)如今檔(dang)案(an)的(de)(de)(de)作用不僅(jin)僅(jin)是(shi)為(wei)了(le)維護組(zu)(zu)織歷史真實面貌(mao)，檔(dang)案(an)作為(wei)組(zu)(zu)織內部最為(wei)規范化的(de)(de)(de)知識(shi)資(zi)產，它的(de)(de)(de)作用應(ying)該是(shi)可(ke)以提(ti)(ti)供重(zhong)復利用、促進(jin)(jin)改(gai)善，有治理效能，從而實現提(ti)(ti)高組(zu)(zu)織核(he)心(xin)競爭(zheng)力、促進(jin)(jin)創新(xin)的(de)(de)(de)目(mu)的(de)(de)(de)。

　　一、檔案的采集與形成

　　首先系統應(ying)該提供(gong)多樣化的(de)檔案(an)(an)采集(ji)方(fang)法(fa)，讓組(zu)織可以(yi)靈活化地采用分散式或集(ji)中式的(de)檔案(an)(an)采集(ji)方(fang)法(fa)。在(zai)如(ru)今自動化程度(du)越來越高的(de)信息化管(guan)理(li)中，通過接口程序，可以(yi)實現業(ye)務系統與檔案(an)(an)管(guan)理(li)系統的(de)數據交換，對應(ying)的(de)歸檔工作即可省(sheng)去重復錄入、上傳等，

　　需要手工處理的繁瑣(suo)操(cao)作(zuo)，直接(jie)可采用歸檔(dang)編(bian)輯工具，實現綜合(he)檔(dang)案(an)(an)的錄(lu)入(ru)、紙質文(wen)(wen)件(jian)的掃描、電子文(wen)(wen)件(jian)的引入(ru)、檔(dang)案(an)(an)條目的批(pi)量(liang)錄(lu)入(ru)、批(pi)量(liang)修(xiu)改(gai)、歸檔(dang)、表格打印(yin)等，在一個界(jie)面上，即可實現從文(wen)(wen)件(jian)到檔(dang)案(an)(an)的全過程(cheng)。

　　二、檔(dang)案的共享與利用

　　檔案的利用(yong)離(li)不開(kai)借閱(yue)(yue)與歸還，包(bao)括實體文件(jian)的出入庫(ku)與電子文件(jian)的借閱(yue)(yue)。

　　1、檔(dang)案(an)的借用(yong)(yong)申請(qing)：提供(gong)工(gong)作(zuo)流程功能，可用(yong)(yong)于(yu)例如檔(dang)案(an)的傳送、移(yi)交、借用(yong)(yong)申請(qing)等，能起到緩解業(ye)務(wu)的壓(ya)力以及提高(gao)業(ye)務(wu)效率。

　　2、檔(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)借閱與歸還：提供(gong)(gong)專用的(de)(de)借閱與歸還模塊，其(qi)功能就像(xiang)圖書館的(de)(de)借、還書登(deng)記一樣，還提供(gong)(gong)對應的(de)(de)統計報表，有效記錄檔(dang)(dang)案(an)(an)利(li)用信息(xi)。

　　3、檔案(an)的(de)(de)份數管(guan)理(li)：提供的(de)(de)檔案(an)借閱管(guan)理(li)，已深(shen)入照顧到一(yi)式多份的(de)(de)文檔，對存(cun)在的(de)(de)每一(yi)份文檔，都(dou)可實施借閱。

　　銀雁科技有一套可以涵蓋到檔案全生命周期管理解決方案的系統，它能使組織的檔案管理水平，快速上升到知識管理的高度，并使檔案具備知識資產的屬性，為檔案資料的共享與利用提供便利。